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退職するときの適切な伝え方やタイミングは?円満に伝えるコツや例文を紹介

目次

「退職の伝え方がわからない」

「退職を伝える場合に適切なタイミングはあるの?」

退職を伝える時にこのような疑問を抱えている人は多いでしょう。

退職する際には、上司に直接退職の旨を伝えます。しかし、タイミングや伝え方を間違ってしまうと退職が延期になったり、退職できなかったりする場合もあるでしょう。

本記事では、円満に退職しやすい伝え方や適切なタイミングについて解説します。また、円満に退職できるコツについても紹介します。最後まで読んでいただければ、円満な退職が可能です。

適切な退職理由の伝え方

退職を伝える際には、適切な伝え方が重要です。なぜなら、間違った伝え方をすれば、上司や職場の人とトラブルになる場合もあるからです。

また、トラブルにつながると円満な退職ができなかったり、上司から引き留められて退職できなかったりする場合もあります。

この章では、退職するときの適切な伝え方について3つ解説します。

  • 丁寧な言葉で退職する意思を伝える
  • 会社の不満は言わない
  • 退職に固い意思を持って伝える

丁寧な言葉で退職する意思を伝える

退職の旨を切り出す際は、丁寧な言葉で伝えましょう。あなたが退職するとなれば、業務運営や人材の補填などで会社の負担になる可能性があるからです。

業務運営では、これまでスムーズに進んでいた業務が難航する場合も考えられます。これまで通り進めるために、後任に適切な人材を補填する必要もあるでしょう。

また、人選の補填では、採用やトレーニングに時間がかかります。通常業務に加え、教育となれば負担が掛かると考えられます。退職を伝えるときは、お詫びの気持ちから切り出し、退職の意思を伝えるようにしましょう。

会社の不満は言わない

退職を伝えるときは、会社の不満を言わないことが大切です。

不満を理由に退職を伝えると、円満退職できない可能性があります。たとえば「給与が少ない」「残業が多い」などの理由では、「君の頑張りが足りないのでは?」などと言い返され、上司の反感を買うことになるでしょう。

また、「出張が多い」などの理由だと、「改善するから退職は取り下げて欲しい」などの引き留めが考えられます。退職を伝えるときは、会社の不満を理由に伝えないようにすると、円満な退職につながります。

退職に固い意思を伝える

退職を伝えるときは、強い意志が必要です。

意志の固まっていないような理由では、上司の話術に引き留められる可能性があるからです。たとえば、なんとなく今の仕事が嫌だから辞めたい理由では、嫌な部分を深掘りされる場合が考えられます。

意志が固まっていないと、質問された際に論理的に答えられないでしょう。退職を伝えるときは、はっきりと「⚪︎月⚪︎日に退職したいため、⚪︎日までに後任の人選お願いすることは可能でしょうか」と毅然とした態度で臨むことが重要です。

退職を伝える適切なタイミングはいつ?

退職を伝える際は、タイミングも重要です。なぜなら、タイミングを間違えば、希望の退職日が延びたり、退職できなかったりするからです。

これから退職を伝える際に、適切なタイミングについて2つ紹介します。

  • 退職の1ヶ月前
  • 上司の業務が落ち着いている時

退職の約1ヶ月前

適切なタイミングは、退職の1ヶ月前までに直属の上司に伝えましょう。業務の引き継ぎや、お世話になった取引先にあいさつなどあるからです。

業務の引き継ぎは、後任の人にスムーズに進めてもらうためになります。また、取引先のあいさつは、後任の方にこれまで通り取引してもらうための重要な過程です。

法律では、退職の申し出は2週間前までとなっています。余裕を持って、1ヶ月前を目安に伝えれば、円満な退職につながりやすい傾向です。また、業務の引き継ぎが多い人では3ヶ月前でもいいでしょう。

しかし、企業によって退職の申し出は就業規則に記載があるので、確認するようにしましょう。

※参考:厚生労働省|退職申し出の期間

上司の業務が落ち着いている時

もう一つ、退職を伝える際に適切なタイミングは、上司の業務が落ち着いているときが重要です。

上司が忙しい時に退職を伝えても、話を聞いてもらえない可能性があります。

退職を伝えるときは、事前に連絡するか、業務が落ち着いているときを見計らうか、または時間外に伝えるといいでしょう。

円満に退職する4つのコツ

ここまで退職の伝え方やタイミングについて紹介してきました。しかし、円満に退職するにはコツがあります。

トラブルなく退職できる方法について4つ紹介します。

  • ポジティブな理由を伝える
  • 退職を伝えるまでに余裕を持って上司にアポを取っておく
  • 口頭で伝える
  • 感謝の気持ちを冒頭に伝える

ポジティブな理由を伝える

円満に退職するには、ポジティブな退職理由が重要です。なぜなら、退職日までの期間を円満に過ごしやすくなるからです。

たとえば、「違う業種にチャレンジしたい」「キャリアプランを考えたときに、今と違う分野に挑戦したい」など、ポジティブな気持ちを伝えれば、退職も受け入れてもらいやすいでしょう。

しかし、「業務内容や給与に不満がある」「残業が多い」などのネガティブな理由では、退職日まで居心地が悪くなったり、トラブルになったりしやすいです。円満に退職するには、不満を直接伝えないことが重要です。

退職を伝えるまでに余裕を持って上司にアポを取っておく

退職を伝えるまでに、余裕を持って上司にアポを取っておきましょう。

急に退職すると伝えても、上司の業務が忙しく対応してもらえない場合もあります。事前にメールや口頭で「相談があるのでお時間を作っていただきたいです。」と伝えると、上司も対応しやすいでしょう。

口頭で伝える

退職は口頭で伝えるようにしましょう。法律的にはメールでも問題ありませんが、重要なことは口頭で伝えるのがベターです。

退職には多くのやりとりがあります。たとえば、退職日の調整や後任の人選、退職までのスケジュールなどの確認事項があります。メールでは、多くのやりとりが発生するので、手間や時間もかかりやすいです。

日々の業務が忙しい上司では、すぐに対応してもらえず、希望日に退職することも難しいでしょう。円満に退職したいなら、口頭で伝えるのが大切です。

感謝の気持ちを冒頭に伝える

退職を伝える際は、感謝の気持ちを冒頭に伝えることが重要です。最初に感謝の言葉を伝えれば、退職の旨を聞き入れてもらいやすいでしょう。

たとえば、「急な申し出で大変申し訳ありません。この度私は⚪︎月⚪️日に退職を決意しました。。これまで大変お世話になりました。」などと伝えるといいでしょう。

退職する際は、これまでお世話になった気持ちを伝えるのも重要です。

退職を伝える時に使える例文

退職を伝えるときに使える例文を紹介します。上司に伝えるときに緊張して忘れたり、質問されたりして返答に困る場合もあるので、台本を作るのがおすすめです。

【例文】 

「お忙しいところお時間を作っていただき有難うございます。誠に恐縮ですが、このたび、退職する決意をしました。入社してからの経験は非常に有益で、多くのことを学ぶことができました。この仕事に従事できたことを誇りに思うとともに深く感謝しています。
職場の人に対しても心苦しい思いもありますが、ご理解いただきたいです。
⚪︎月⚪︎日で担当業務がひと段落するので、それまでに業務の引き継ぎを済ませるつもりです。⚪︎月末の退職に同意の方お願いします。」

退職を伝えるときは、これまでお世話になった感謝の気持ちを伝えれば、上司も引き留めにくくなるでしょう。会社や職場の人の心遣いも伝えると円満退職につながります。

退職を伝えた後にやるべき4つのこと

ここからは、退職を伝えた後にやるべきことを4つ紹介します。

  • 先輩や同僚、取引先にも退職を伝える
  • 業務の引き継ぎをする
  • 退職願、退職届を提出する
  • 有給休暇を消化する

先輩や同僚、取引先にも退職を伝える

退職が決定したら、職場の先輩や同僚、取引先に連絡やあいさつをしましょう。

しかし、報告するタイミングは上司と相談するのが基本です。なぜなら、会社によって退職する連絡が本人であったり、会社からであったりと開示するルールも存在するからです。

退職を伝える場合、職場の人には1ヶ月前から、取引先は2〜3週間前に連絡するといいでしょう。

業務の引き継ぎをする

退職が決まれば、業務の引き継ぎが重要です。後任に対して、口頭や引き継ぎ書、ファイルなど書面を作成すると引き継ぎもスムーズに行えます。

また、取引先は1社ずつ丁寧に伝え、後任も紹介するようにしましょう。取引先が多い場合には、メールか電話で報告しましょう。

退職決定後の重要な業務なので、しっかり行うのが重要です。

退職願、退職届を提出する

退職が受理されると、会社を辞めるまでの退職願や退職届の提出をします。

退職願は、退職が承認された後に提出する書類です。会社の就業規則で書式が決まっている場合もあるので、記載する前に確認しましょう。

退職届では、退職日が決定した後に提出します。退職届についても、就業規則で提出期限や、提出する人が決まっている場合があるので、確認しましょう。

有給休暇を消化する

退職が決定した後は、残っている有給休暇を消化しましょう。しかし、有給休暇を消化するまでには業務の引き継ぎを終えていたり、退職日が決まっていたりすることが重要です。

また、有給休暇の残り数を確認しておくことも必要です。退職が決定すれば上司と相談の上で消化するようにしましょう。

退職を伝える時によくある質問

ここからは、退職する際によくある質問に回答していきます。

メールで退職を伝えても問題ない?

退職を伝えるときは口頭がベターです。メールでは退職の意思を受け止められにくく、トラブルにもなりかねません。

上司に退職を切り出しにくいこともありますが、勇気を持って口頭で伝えるようにしましょう。

上司に引き止められたらどうしたらいい?

退職を引き止められた場合、毅然とした態度で意思表示するようにしましょう。曖昧な対応をすれば退職できない可能性があります。

上司に引き止められた場合、以下のように対応するといいでしょう。

身に余るお言葉をいただき有難うございます。しかし、自分なりに検討した結果退職することを決意しましたので、ご理解いただければ幸いです。

ぜひ参考にしていただき、引き止められた場合は毅然と対応しましょう。

退職を受理してもらえない場合はどうしたらいい?

退職を受理されない場合でも退職は可能です。法律により労働者には「退職の自由」があり、いつでも解約の申し出ができると法律で定められています。(参照:民法第627条第1項

そのため、退職を受理してもらえない場合は、上司以上の役職の人や労働基準監督署などに相談するといいでしょう。

退職の伝え方に悩んでいるならシーズカーポートへ相談を!

本記事では、退職の伝え方についての適切な退職理由やタイミング、円満に退職できるコツについて紹介してきました。退職を伝える際は、上司の都合を考え、退職までに余裕を持って伝えるようにしましょう。

しかし、退職を伝える際に間違った伝え方や、タイミングをするとトラブルにつながりやすく、円満に退職できない場合も考えられます。退職の伝え方の例文を参考にしていただき、これまでお世話になった感謝と一緒に伝えると、円満に退職できるでしょう。

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