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転職の必要書類を退職から入社までの流れに沿って解説|就職活動で役立つ書類も紹介

目次

転職する際には退社時も入社時もさまざまな書類や手続きが必要になります。とはいえ、どのような書類が必要なのか、よくわからない人も多いのではないでしょうか。中には、できれば事前に準備しておきたいと思っている人もいるでしょう。

転職時には「今勤めている会社」と「転職先」の両方に書類が必要です。

この記事では転職で必要になる書類を提出と受け取りにわけて詳しく解説します。この記事を読めば転職にかかわる書類がすべてわかるので、最後まで読んで転職に備えてください。

【退職時】勤め先へ返却が必要な書類

転職するにあたって、今の会社を退職することとなります。入社した際に会社から貸与されたものや、社員であることを証明するものは、退職時に返却が必要です。

具体的には以下のようなものが該当します。

  • 身分証明書・社員証
  • 名刺
  • 通勤定期券
  • 会社から貸与されている備品
  • 健康保険証

なぜ返却する必要があるのかも交えて解説します。

身分証明書・社員証

身分証明書や社員証、社章などはその会社に属していることを証明するもので、入社時に会社から「借りたもの」です。つまり、会社の所有物なので返却しなければなりません。

社員証が退職者の手元に残っていると、その証明書が不正に悪用されるリスクが生じる可能性があります。そのため、企業はセキュリティの観点からも社員証の返却が求めるのです。

社員としての資格は退職日までですが、有休消化などで退職日まで出社しないようであれば、最終出勤日に返却しておきましょう。

名刺

名刺は他社や取引先に対して、その企業に属していることや役割、役職を証明するものです。したがって、身分証明書と同様に退職によって会社に属さなくなれば返却が必要となります。名刺は会社の所有物と見なされるのが一般的です。

返却しなければならない理由として、名刺には企業のロゴや連絡先情報が含まれており、これが外部に持ち出されると企業イメージやセキュリティに関わる可能性があるためです。

名刺も出社しなくなれば必要なくなるので、最終出勤日に返却しておきましょう。

通勤定期券

電車やバスなどの通勤定期券が現物支給されている場合は返却が必要です。ただし、通勤手当として実費で支給されている場合は必要ありません。実費支給の場合、通勤費用は通勤手段に応じて月単位で支給されることが一般的です。

退職時に有給消化で出勤しなかった日は支給されないこともあるため、就業規則を確認しておくことをおすすめします。

会社から貸与されている備品

仕事をするにあたって会社から貸与されているものは、必ず返却する必要があります。

役職に応じて貸与されるものや部署によって貸与されるものなど、会社や人によって異なりますが次のような備品を支給されているケースが一般的です。

  • 制服
  • 文房具
  • 携帯電話
  • 入館証
  • IDカード

特に、IDカードなどセキュリティに関わる備品を返却しなかった場合は、後にトラブルになる可能性もあるため、退職後は速やかに返却しましょう。

健康保険証

健康保険は勤め先の企業を辞めた時点で脱退することになります。そのため、健康保険証は退職後すみやかに会社に返却しなければなりません。家族も扶養に入れている場合は家族の分も一緒に返却が必要なので注意が必要です。

ただし、健康保険の脱退は退職日の翌日となるため退職の前日まで使用できます。有休消化中も使用できるため、万が一に備えて退職日まで手元に保管しておきましょう。会社は原則として退職後5日以内に所轄の年金事務所や健康保険組合に返却しなければならないため、間に合うように返却が必要です。

【退職時】勤め先から受け取る書類

退職時には提出するだけでなく、もらっておかなければならない書類もあります。転職先の会社で必要になることや、失業保険の手続きに必要な書類もあるため必ず受け取りが必要です。

必ず勤め先から受け取る書類は以下の書類があります。

  • 離職票
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • 年金手帳

退職日に返却してもらえないケースもあるため、忘れないようにしましょう。

離職票

離職票は退職したことを証明する書類で、失業保険を申請する際に必要となる書類です。

転職先が決まっている場合は必要ありませんが、企業によっては前の会社を退職した証明となるため、提出を求められるケースもあります。そのため、退職時に必ず発行を依頼しましょう。

離職票は雇用保険法第76条3項で、退職日の翌日から10日以内に会社が手続きをするように決まっており、郵送で送られてくることがほとんどです。手元に届くまでに10日くらいかかることもあるため、転職先への入社前に必要な書類を確認し離職票の提出が必要なら早めに手続きをしてもらうように依頼しましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、今の会社で雇用保険に加入していることを証明する書類です。

転職先で提出を求められ、失業保険を申請するときも必要になります。雇用保険被保険者証は会社側で保管しているケースがほとんどですが、入社時に交付されて自分で保管している場合もあるため確認しておきましょう。

加入条件を満たしていない人は、雇用保険に加入していないため、雇用保険被保険者証が発行されていないため、注意が必要です。

雇用保険に加入するためには次の2つの条件が必要となります。

  • 1週間の所定労働時間が20時間以上
  • 31日以上の雇用が見込まれる

条件に該当しているかどうか確認しておきましょう。

源泉徴収票

給与からは税金と社会保険料が天引きされており、支払金額・源泉徴収税額・各種控除などを記載した書類が源泉徴収票です。所得税法第226条2項で、会社は退職後1カ月以内に退職者に対して源泉徴収票を発行する義務があると決められています。

源泉徴収票は年末調整に必要になるため、退職した年の年末までに再就職する場合は転職先に提出しなければなりません。また、翌年まで再就職せず自分で確定申告を行う際にも源泉徴収票が必要となるので、必ず受け取りが必要です。

年金手帳

年金手帳は個人の年金情報が記載された小冊子です。1997年1月から2022年3月までに被保険者資格の取得手続きをした人にはブルー、1996年12月以前に手続きをした人の年金手帳は、オレンジ色または茶色が交付されています。

転職先の会社が厚生年金保険の資格取得手続きをする際に基礎年金番号が必要となるため、年金手帳の提出を求められるケースがあります。ただし、2022年4月以降に初めて年金制度に加入する場合は、手帳の代わりに基礎年金番号通知書が発行されるので手帳は交付されていません。

年金手帳は個人のものなので会社が確認のため一旦預かり、個人へ返却されているケースがほとんどですが、会社に預けている場合は退職時に返却してもらう必要があります。

【応募時】転職活動に必要な書類

転職活動でも書類が必要です。希望する応募先に提出する一般的な次の3つの書類について解説します。

  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • ポートフォリオ

職務経歴書とポートフォリオは提出を求めない企業もありますが、添付書類として提出すると採用の確率が高まるため、提出をおすすめします。

なお、企業によっては様式を指定されるケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

履歴書

履歴書は応募者のプロフィールを企業が確認するための書類です。特に、応募に必要な資格や志望動機は詳しく書くかなければ採用される確率は低くなります。また、志望動機や自己PRなどを書く際は、応募先企業ごとに考えた内容を書き使い回しはしないようにしましょう。

手書きでもパソコンで作成しても構いませんが、ポイントは誤字脱字がないことです。手書きの場合、間違えたら最初から新しい用紙に書き直したほうが印象はよくなります。

なお、履歴書の様式について応募企業からとくに指示がない場合は、厚生労働省のウェブサイトからダウンロードできる履歴書を使うのがおすすめです。

職務経歴書

職務経歴書は自分の職務経験とスキルを伝えるための書類です。過去の実績やスキルをしっかり記入することが重要となります。応募先の企業にマッチした自分の実績やスキルを職務経歴書でうまくアピールしましょう。A4用紙1~2枚に収めるのが一般的で、フォーマットは特に指定されていないことがほとんどです。

作成する際は、採用担当者が読みやすいことも意識して作成しなければ最後まで見てもらえない可能性があります。履歴書は手書きを求める企業もありますが、職務経歴書はパソコンを使用して作るのが一般的です。書き方がわからない場合は、インターネットからひな形をダウンロードして作成するとよいでしょう。

ポートフォリオ

ポートフォリオ(実績一覧)は原則として任意です。しかし、面接官は応募者の実績がわからないため、履歴書や職務経歴書に記載してあってもイメージがつかめません。そのため、実際に自分が作成したポートフォリオを提示することでより説得力が増します。プログラマーやクリエイティブな職種では添付が必須となっているケースも少なくありません。

特に形式はないため、応募先の業務内容や自分が担当する仕事に関連する作品や実績を掲載し「どのような意図があって作成したのか」「使用したソフトウエア」「作成にかかった時間」などを明記するとよいでしょう。たとえば、開発エンジニアだとGitHubやQiitaなどのプラットフォーム、SNSなどの開発実績を掲載するのが一般的です。

【入社時】転職先へ提出する必要書類

転職先の会社へ入社する時は、退職する時よりも提出書類が多くなります。手続き関連の書類ばかりなので、該当するものはすべて揃えなければなりません。

この章では転職先に提出する以下の書類を解説します。

  • 健康保険被扶養者(異動)届
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 給与振込先の届書
  • 年金手帳(基礎年金番号通知書)
  • 雇用保険被保険者証
  • 源泉徴収票
  • マイナンバー

ひとつずつ見ていきましょう。

健康保険被扶養者(異動)届

配偶者や子どもなど、被扶養者(扶養家族)が健康保険に加入する場合に必要な書類となります。扶養家族がいない場合は提出不要です。書類には、入社する本人と被扶養者のマイナンバーを記入する必要があるため事前に確認しておきましょう。

もし、マイナンバーが確認できない場合は続柄を確認するために被扶養者の戸籍謄(抄)本や、同居していることを確認するための住民票の写しが必要です。「3か月以内に入手したもの」となっているので注意しましょう。マイナンバーカードがあればコンビニエンスストアでも入手可能です。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、給与から所得税に関して扶養控除などの各種控除を受けるために必要な書類です。提出しなければ所得税が正しく計算されず、年末調整で所得税を調整できないため自分で確定申告をすることとなります。

一般的に、会社員であれば会社で年末調整するのため、提出を求められることがほとんどです。扶養する親族がいない人でも、扶養家族がいないことを証明するために提出しなければなりません。

給与振込先の届書

給与は銀行口座に振り込まれるのが一般的です。入社時に振り込み手続きをおこなうために通帳やキャッシュカードのコピーを求められるケースがあります。様式は決まっておらず、会社が指定する様式に記入する場合がほとんどです。 

また、給与振込先の届書に記入する口座は、入社する本人の名義でなければなりません。理由は労働基準法第24条で「給与は従業員に直接支払うこと」と定められているためです。したがって、未成年者のアルバイトでも、口座がなければ保護者ではなく本人名義で口座を開設する必要があります。銀行口座は入社までに準備しておきましょう。

年金手帳(基礎年金番号通知書)

加入条件に該当する働き方をする場合、会社は従業員を厚生年金に加入させなければなりません。年金の加入手続きには基礎年金番号が必要となるため、確認するために提出を求められることがあります。

基礎年金番号がわかればよいため基本的に提出する必要はありません。しかし、企業によっては退職するまで預かるケースもあり、提出を求められるケースがあるため準備しておく必要があります。基礎年金番号がわからない人は年金事務所で確認しましょう。

なお、以下のすべてに該当する人は入社しても厚生年金には加入できないので注意が必要です。

  • 週の所定労働時間が20時間未満
  • 給与の月額が毎月8.8万円未満
  • 学生

上記に該当する場合は、提出の必要はありません。

雇用保険被保険者証

転職先で雇用保険に加入するために提出を求められます。雇用保険被保険者証は手続きのために一旦提出し、その後は自分で保管するのが一般的です。しかし、場合によっては会社で預預かるケースもあるため、退職時に前の職場から返却してもらっていない場合は催促しましょう。

紛失などで手元にない場合は、居住地を管轄するハローワークで再発行してもらうことも可能です。手続き自体は被保険者番号のみでも可能ですが、会社を辞めた時に失業保険を申請する際にも必要となるため、再発行しておくことをすすめします。

源泉徴収票

源泉徴収票は転職先の会社で年末調整をしてもらうのに必要となります。年末調整の計算は転職前と転職後の給与も含めて計算されるため、転職先は退職した会社でもらった給与額の把握が必要です。

退職後に発行してもらい転職先に提出しましょう。新しい会社には年末調整に間に合うように提出すれば問題ありません。

ただし、退職した年を越して入社する場合は提出は求められないのが一般的です。退職した年のうちに再就職しなかった場合は、翌年に源泉徴収票を使って自分で確定申告をすることとなります。その際にも前職での源泉徴収票が必要です。

マイナンバー

会社は社会保険や雇用保険の手続き、年末調整などでマイナンバー(個人番号)を使用するため、マイナンバーカードまたは通知カードのコピーを保管することが法律で認められています。手元にない場合はマイナンバーが印字された住民票など、個人番号がわかるものでもよいので会社に確認しましょう。

マイナンバー付き住民票の写しは、住民登録をしている市区町村の役所の窓口やコンビニエンスストア、ネット上から郵送で申し込みが可能です。ただ、住民票の写しはマイナンバーの記載が省略されるため、必ず「マイナンバーの記載あり」で申請する必要があります。

【入社時】転職先企業によっては提出が求められる書類

転職先企業によっては、入社時に以下の書類を提出しなければならないケースがあります。主に健康状態に問題がないか、仕事に必要な資格を有しているかなどの裏付けとなる書類です。

代表的な書類として次のようなものがあります。

  • 健康診断書
  • 免許・資格証明書
  • 卒業証明書
  • 入社承諾書・入社誓約書
  • 雇用契約書
  • 住民票記載事項証明書
  • 身元保証書

入手までに時間がかかるものもあるため、事前に提出書類の確認をしておきましょう。

健康診断書

就労に問題がないかどうか確認するために健康診断を受け、健康診断書を提出することを義務付けている会社もあります。ただし、健康診断の結果で内定取り消しになることはほとんどありません。入社後に会社で健康診断を行うケースもあり、その場合は入社前の健康診断は不要なことが一般的です。

前職での定期健診結果でもよいのか入職直前に健診を受ける必要があるかは、企業によって異なるため確認しましょう。また、費用は自己負担なのか会社負担なのかも確認しておく必要があります。

免許・資格証明書

免許や資格が必要な仕事をする場合や資格手当が出る場合は、免許や資格を取得している証明を求められることがあります。たとえば、ドライバーの「無事故証明書」のように業務のための知識や能力の証明です。特に医者や弁護士など資格がないと仕事ができない職種については必ず提出を求められます。

また、資格手当が支給される場合も提出を求められることが多いので、免許や資格証明書が手元にあるか確認が必要です。もし手元にない場合は国家資格であれば管轄する国・地方公共団体へ、公的資格であれば主催する団体や法人へ申請すれば再発行できることがあるので問い合わせてみましょう。

卒業証明書

中途採用で求められることは少ないですが、新卒や第2新卒などは求められるケースがあります。大卒以上が条件となっているケースや、学歴を偽って入社したことが入社後に判明しトラブルになるといったことを防ぐためです。

個人情報のため窓口でしか手続きや受け取りができない学校も多く、問い合わせが必要です。入手まで1週間程度かかることもあるので、入社前に確認し必要であれば早めに手続きしましょう。

入社承諾書・入社誓約書

入社するにあたって虚偽がないことや、条件を会社と本人が双方で相違がないか確認するために必要な書類です。書類の提出をもって「入社する意思がある」との表明になります。法的拘束力はありませんが、誓約後に内定を辞退すると転職先に大きな迷惑がかかるため、入社する意思がある場合のみ提出するのがマナーです。

書類には社内の規則や守秘義務などについて記載されているので、後で「聞いていなかった」などのトラブルにならないように細部まで目を通し内容を確認しましょう。目を通して問題なければ日付や名前を記入し、捺印して提出します。

雇用契約書

雇用契約書には給与や労働時間など雇用条件が記載されています。特に、契約社員や期間の定めがある働き方の場合は雇用契約書を交わし、更新を繰り返すケースが一般的です。必ず目を通し、聞いていた内容と相違がないかを確認した上でサインしましょう。

原則として契約後は変更できないので疑問があればサインする前に確認が必要です。次回の契約更新時に条件が変更になることもあるので、更新の有無や更新後の条件についてもしっかり確認しておく必要があります。

住民票記載事項証明書

企業によっては、住民税の現住所確認のために提出を求めるケースがあります。ただ、個人情報保護の観点から「住民票の写し」の提出ではなく、住民票の写しではなく住民票記載事項証明書を求められる傾向です。

住民票は「該当する市町村に住んでいる」ことを証明するもので、住民基本台帳の情報の写しとなります。一方、住民票記載事項証明書は住民票の記載事項のうち一部(または全部)を抜粋し、住民票記載のものと相違ない旨を証明するものです。

住民票記載事項証明書は、マイナンバーカードがあればコンビニエンスストアにあるマルチコピー機で入手できます。

身元保証書

身元保証書は従業員が会社に損害を与えた場合に、身元保証と連帯して賠償責任を負うことを約束させる書類です。金銭を扱う会社で提出を求められることが多いのが特徴です。また、身元保証書には本人が問題ない人物であることを保証人から証明してもらう役割もあります。

身元保証人は2名を記載しなければならないことが多く、親族と生計が別の成人を1名ずつとなっているのが一般的です。しかし、近年は個人情報保護の観点や保証人を探すのが難しいなどの理由から、親族の緊急連絡先を提出するだけでよいケースが増えています。

【入社後】転職先から受け取る書類

最後に転職先から受け取る書類を紹介します。入社後に受け取る書類は主に採用したことを証明するものです。

内定した場合にもらう書類と、入社が決まった場合にもらう以下の2種類があります。

  • 採用通知書・内定通知書
  • 労働条件通知書

通知書なのでサインして返却する必要はありませんが、内容の確認は必ず行いましょう。

採用通知書・内定通知書

内定や採用が決まった時に企業から発行される書類です。内定通知書や採用通知書を発行することで、企業が応募者に対して入社してもらいたいと正式に意思表示します。特に決まりはありませんが、面接後1週間程度で発行されることが多い傾向です。

企業が内定者に対して労働契約を結びたい(入社してほしい)という意図で発行するため、一般的には「内定=雇用契約の成立」と解釈されています。ただし本契約ではなく、あくまでも「入社してほしい」という意思表示なので辞退は可能です。逆に企業からの内定を取り消される場合もあり得ます。

労働条件通知書

労働条件通知書は労働基準法第15条1項により、企業が人を採用した場合は明示することが決められています。書類には就業場所や業務内容、休日に関することなどの労働条件が記載されているため、希望どおりの内容になっているかどうかを確認しましょう。

内定通知書や採用通知書と一緒に、労働条件通知書や内定承諾書も同封している企業も多く、兼用する場合もあります。また、内定通知は書面ではなく口頭で伝えられるケースもあるため発行されない場合があります。

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転職でこれまでの会社を退職する時と、転職先に入社する時の両方で書類の受け取りや提出が必要になります。特に、退職した時に受け取る書類は退職後になるため忘れがちです。手続きに必要な書類なので、忘れずに受け取りましょう。また、提出書類は、後でトラブルにならないよう提出前にコピーをとっておくことをおすすめします。

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